ТУР ДЛЯ PHILIPS
Корпоративный тур на 16 человек в конце августа на Байкале
Рассказ ведется от лица нашего координатора туров
КООРДИНАТОР ТУРОВ И ГИД
нужен тур на
25 человек в
конце августа!
В конце июля 2020 года партнеры передали нам контакт компании, запрашивающей информацию по размещению в Иркутске и возможности организации корпоративного мероприятия на Байкале для 25 человек.
Больше вводной информации почти не было, поэтому я сразу позвонила Юлии, контактному лицу от этой компании. Оговорюсь, что летом 2020 года большое количество заявок поступало от ивент-компаний и московских турфирм, которые участвовали в тендерах – видимо, заграница была закрыта, а отдыхать людям все равно хотелось – многие решили рвануть на Байкал, да и истосковался в изоляции турист. И мы без туристов тоже, очень.

В тендерах, в основном, мы соревновались не с другими местными компаниями, а с регионами – Алтаем, Камчаткой и Сахалином. Сразу скажу, ни одного такого тендера Байкал не выиграл, к сожалению. Люди готовы принять тот факт, что отдых на Камчатке не назовешь бюджетным, а вот с Байкалом другая история. Часто мы слышали фразы вроде «А почему так дорого, не Москва же, не Камчатка, не самый «топчик». Немного грустно, что Байкал – не «топчик», ребята, для кого-то Байкал – мечта.
Немного грустно, что Байкал – не «топчик», ребята, для кого-то Байкал – мечта
Оговорку я эту сделала, чтобы было понятно, что к концу июля запросов на корпоративы перелопатили мы немало, ни один не подтвердился. Поэтому в первом разговоре с Юлией (ивент-менеджером компании, занимающейся поставкой IT-оборудования и компьютерной техники – это я узнала в разговоре), я сразу уточнила, тендер ли этот запрос и посредник ли она между нами и прямым заказчиком.

Когда я услышала на оба вопроса отрицательный ответ, мое настроение улучшилось - доносить информацию напрямую всегда удобнее, мы в своем регионе как рыба в воде, а с некоторыми посредниками иногда возникает лишняя возня. На «узнать, перепроверить, запросить еще в десятке компаний», мы это понимаем и принимаем, да и денег за разработку тура не берем – все всегда ищут лучшее за лучшие деньги. Дело в том, что утекает самый ценный ресурс – время, и их (посредников, туристов), и наше. Что говорить, так бывает не всегда, полно адекватных ребят, которые проверив нас и пообщавшись, начинают нам доверять. Мне кажется, без доверия никакого нормального отдыха не получится, никто не сможет расслабиться – ни туристы, ни посредники.
Юлия бывала в апреле на Байкале, она понимала, что без адекватного помощника на месте такой тур не сделаешь
Что меня порадовало, Юлия бывала в апреле на Байкале, она понимала, что без адекватного помощника на месте, такой тур не сделаешь – «Байкал так далеко – самим нам не проверить, разница в часовых поясах, вопросы с логистикой и куча организационных моментов». Ну и как бывает у заказчиков корпоративов, примерную схему они хотели получить сегодня до конца рабочего дня по московскому времени. При условии, что у нас было восемь часов вечера. Наш руководитель не поддерживает тему с работой после официального завершения рабочего дня.

Я сейчас не о том, что мы выезжаем в сопровождение с туристами и ведем наших гостей по маршруту 24/7 (все это по умолчанию), это о том, что обработка текущих запросов ведется в формате понедельник – пятница до конца рабочего дня. Но было время и большое желание поработать, потому что я чувствовала, что клиент в нас заинтересован, поэтому в этот же вечер решила сделать наброски по туру, а на следующий день предложить программу с ценой.
зАДАЧА
В конце августа организовать трехдневное путешествие для 25 мужчин по Байкалу (много Байкала), вместить рыбалку, помочь с организацией небольшой конференции. Заказчики хотели комфортного отдыха с небольшим алко-забегом (в рамках разумного) и уютных посиделок у костра вдали от цивилизации.
обсуждение и согласование
При первом обсуждении тура, сразу отмели Листвянку - там не до «камерности», а музеи и самые ходовые локации ребятам были не интересны. Плюс важный момент – жить заказчики должны были в одноместных номерах единой категории одного отеля. Поэтому решили остановиться на Ольхоне и отеле «Baikal View».

Что меня беспокоило - если не задействовать день прилета и вылета, у нас было всего два световых дня на то, чтобы добраться и выбраться с острова и на саму программу. Бешеной собаке верста не крюк, но если ты приехал отдыхать, каждый день наматывать 300 км (не забываем об «алко-марафоне») никому не захочется.

Юлия мои переживания пресекла – по прилету они сразу же были готовы отправиться на Ольхон. Тогда в запасе три дня, и четвертый на вылет – есть, где разгуляться.

Летом 2020 года обстановка не радовала стабильностью, но плюс однозначно был: на Ольхоне без особых проблем нашлось 25 номеров одной категории. В отеле «Marriott» номера нашлись также без проблем.

И вообще, я не видела грандиозных проблем с организацией мероприятия на этапе обсуждения, но меня еще смущала просьба об обязательной рыбалке в конце августа. Стоит пояснить, легально рыбачить можно практически НИГДЕ, плюс нельзя использовать сети – не дай Бог попадется омуль (а его вылов запрещен). Ребята хотели обязательно что-то поймать, а не просто для вида удочку позакидывать, а забрасывать их на север Байкала и организовывать рыбалку на горных реках просто не позволял бюджет.
При первом обсуждении тура, сразу отмели Листвянку - там не до «камерности», а музеи и самые ходовые локации ребятам были не интересны. Плюс важный момент – жить заказчики должны были в одноместных номерах единой категории одного отеля. Поэтому решили остановиться на Ольхоне и отеле «Baikal View».

Что меня беспокоило - если не задействовать день прилета и вылета, у нас было всего два световых дня на то, чтобы добраться и выбраться с острова и на саму программу. Бешеной собаке верста не крюк, но если ты приехал отдыхать, каждый день наматывать 300 км (не забываем об «алко-марафоне») никому не захочется.

Юлия мои переживания пресекла – по прилету они сразу же были готовы отправиться на Ольхон. Тогда в запасе три дня, и четвертый на вылет – есть, где разгуляться.

Летом 2020 года обстановка не радовала стабильностью, но плюс однозначно был: на Ольхоне без особых проблем нашлось 25 номеров одной категории. В отеле «Marriott» номера нашлись также без проблем.

И вообще, я не видела грандиозных проблем с организацией мероприятия на этапе обсуждения, но меня еще смущала просьба об обязательной рыбалке в конце августа. Стоит пояснить, легально рыбачить можно практически НИГДЕ, плюс нельзя использовать сети – не дай Бог попадется омуль (а его вылов запрещен). Ребята хотели обязательно что-то поймать, а не просто для вида удочку позакидывать, а забрасывать их на север Байкала и организовывать рыбалку на горных реках просто не позволял бюджет.
Я вздохнула спокойно: программа выверена, гостиницы «на карандаше», поставщики имеют нас ввиду. И тут Юля пропадает на 10 дней...
Я вздохнула спокойно: программа выверена, гостиницы «на карандаше», поставщики имеют нас ввиду. И тут Юля пропадает на 10 дней, я жду, периодически связываюсь – но воз и ныне там – Юлия параллельно на трех проектах и нужно согласовать все с руководством, а меж тем до даты начала тура остается две недели. Напряжение растет, конкретики нет. Юлия возвращается к нам с договором, но оговаривает, что хотелось бы поменять место проведения гала-ужина. Изначально мы планировали провести мероприятие в конференц-зале отеля «Marriott».

Причины сомнений Юлии мне понятны: группа стала меньше, ничего одиозного на ужине теперь не планируется: кавер-группы, супер конкурсов и караоке не нужно, поэтому нет смысла арендовать конференц-зал, в тоже время такой большой ресторан, как «Место встречи» при отеле «Marriott» тоже им не подошел. Заказчик загорелся темой со «Стрижами» - на наш взгляд, это лучший ресторан в городе с красивым видом при замечательном отеле «Sayen». И вроде замечательной казалась идея закрыть «Стрижи» и разместиться в «Sayen», и просто на лифте вечером подняться на шестой этаж и любоваться чудесным видом на исторический центр города. И все это так замечательно дороже ранее оговоренной нами цены.

Юлия это понимала, но надеялась на лояльность, руководитель ее тоже медлил. Тут надо было делать ход конем: либо мы ждем согласования новой цены еще неделю, либо мы оставляем все, как есть, но у гостей может остаться некое неудовлетворение, либо мы решаем вопрос с партнерами и где-то ужимаемся. Мы решили остановиться на последнем варианте. Стоит отметить, что это не постоянная практика, и мы сразу даем адекватную на наш взгляд цену и не любим тему с «поторговаться». Да и кто любит? Сейчас не 90-е: накину на 50%, скину 20% и «проканает», мы людей за баранов не считаем.

У нас уже давно горели сроки, и я понимала, что от Юлии мало что зависело на тот момент, а мне очень хотелось, чтобы это дело решилось положительно: мы откорректировали программу, в очередной раз отладили меню, пообщались с поставщиками и вышли на цену, похожую на ту, что была ранее. Все остались довольны, мы ждали гостей и готовились к их прилету.
мы сразу даем цену и не любим торговаться. Да и кто любит? Сейчас не 90-е
начало путешествия
За дней пять до приезда Юлия попросила помочь с сувенирной продукцией – это мы решили за пару дней, и на конференции на Ольхоне гостей ждали симпатичные термосы с логотипами компаний-участников и картой Байкала с классным оформлением в дереве. Вроде бы ерунда, но это было прямо в цель – термосы пришлись очень кстати на рыбалке в дождливый день. И водка тоже пришлась кстати.

С горячительными напитками вроде все легко - 48 литров крепкого алкоголя, закупались заранее. Вышло 70 бутылок, помню, мы сидели на полу, запаковывали каждую в пузырчатую пленку и раскладывали по коробкам. Плюс готовили алкогольный НЗ на случай, если что-то не доедет до места: на Ольхоне дороги одно название.

И вот он, день Х: ребята прилетели в Иркутск авиакомпанией Nord Wind, бодрые и счастливые. А нет, вру, не бодрые – их не кормили в пути, они вымотались, а почти все прибыли стыковочными рейсами через Москву и в пути провели почти сутки. Тут я сразу вспомнила, как предлагала хотя бы пару часов отдохнуть в отеле, но нет. Ну и не счастливые они были по этим же причинам. Ничего - позавтракали и повеселели.
Под размеренный рассказ гида почти все ребята заснули. В автобусе почти без перебоев работал Wi-fi – те, кто не спал, успевали немного поработать. Мы не отставали – согласовывали переправу – перегоняли внедорожники для багажа, алкоголя и прочего инвентаря.
Первый день решили не нагружать, и так в пути ребята проведут больше 5 часов: дорога до паромной переправы на остров – 260 км, сама переправа, дальше – путь по бездорожью до отеля (около 40 км). Спасибо нашему водителю Игорю – быстро и аккуратно он доставил нас на паромную переправу, под размеренный рассказ гида почти все ребята заснули – места было много, откинули спинки кресел, а я немного выдохнула. В автобусе почти без перебоев работал Wi-fi – те, кто не спал, успевали немного поработать. Мы не отставали – согласовывали переправу – перегоняли внедорожники для багажа, алкоголя и прочего инвентаря. Погода не радовала: шел мелкий дождь и дул сильный ветер, поэтому созванивалась с пароходством по переправе – при большой волне переправа останавливалась, паромы вставали.

Но, или мы не вредные, или ребята, прямо перед нами к переправе подошел паром и вне очереди взял нас на Ольхон. Ребятам УАЗы были только в кайф, ехали долго, месили грязь. Классно выглядела велком-зона на ресепшене отеля: мы встречали их с закусками и кедровкой. А там уже и пришло время обеда (а обеды были организованы в формате шведского стола при отеле, так мы убили сразу несколько зайцев – не тратить много времени на утверждение меню с заказчиками, плюс, гостям не нужно было далеко ходить), после у туристов было свободное время до вечера.
у шамана
три руки
Пока туристы встречали закат на скале Шаманка, мы готовились к ужину у костра. Часть территории под навесом, а часть на воздухе – готовили большое кострище. Все было сделано с соблюдением противопожарных норм и ограничений, действующих в регионе. Хочется поблагодарить отель Baikal View за помощь в организации и вкусное барбекю с горой закусок. Гостей ждали шашлыки, алкоголь (в итоге, Оля проездила в обнимку с этими коробками три дня – ни одна бутылка по пути не разбилась), костер, гитара, иллюминация и уютные пледы. Ребята кутили до полуночи, а после зарядил сильный дождь, все разошлись – завтра надо было встать пораньше.

Так как скорректированный мною и утвержденный обеими сторонами тайминг не донесли до гостей, возникала путаница со временем сборов, отправлением и прочего. Туристы подходили к нам и спрашивали об очередности выступления на конференции и прочих моментах, о которых я не имела никакого понятия. Это расстраивало. Ты не можешь помочь человеку и ответить на элементарные, на их взгляд, вопросы. Вроде обсудила все тонкости с заказчиком, но мое лицо мелькало чаще, чем организатора, поэтому спрос был с меня. И вот меня добавили в группу путешествия в одном из мессенджеров – стало легче. Тема с этими неточностями и мелочами преследовала меня до конца этого тура, как вишенка на торте – добрая часть гостей день ото дня становилась все пьянее и пьянее.

Анализирую сейчас всю ситуацию, и мне кажется, что ошибкой было частое «отсвечивание» в туре – гости иной раз забывали, с кем они прилетели и с кого им спрашивать. Все вопросы перед озвучиванием гостям я должны была согласовывать с заказчиком. До сих пор не могу точно сказать, как стоило себя вести – отправить гостей разбираться с главным организатором или гнуть свою линию, и как решать вопросы на месте, не находясь на этом самом месте. К сожалению или счастью – сама не знаю, не настал тот день, когда можно встречать туристов на Байкале, мирно попивая коктейль на морях. Быть везде и сразу – у Шамана три руки.
утро
второго дня
Утро следующего дня встретило нас не очень приветливо: дождем и туманом. В первой половине дня планировалось провести конференцию, с этим не возникло проблем: мы заранее согласовали меню кофе-брейка, подготовили напитки, аппаратура и зал тоже был в порядке. С трудом будили ребят на выход, но это было не моей заботой. Меня беспокоило другое – после обеда была запланирована рыбалка на четырех катерах, а погода не обещала ничего хорошего. Так и вышло, на Байкале была высокая волна – катера не ходили. Когда ехали с паромной переправы в отель (тогда тоже была высокая волна), обратила внимание, что пара катамаранов рыбачила в небольшом озере, отделенным от Байкала песчаной косой. Решили рыбачить там, пока ребята обедали, мы перетаскивали катера и катамараны, потом грузили туда провизию. После обеда доставили туристов на берег озера и отправили их на рыбалку.

Тут мне звонит наш шеф-повар Кирилл и говорит, что на предполагаемом месте проведения ужина-пикника их встретили егеря из Заповедного Прибайкалья, в то же время Оля уже была в пути к офису их дирекции для оплаты разрешений на посещение национального парка. Когда мы с ними созванивались до начала тура, нам было сказано, что во время оформления разрешений мы должны сообщить точное место проведения пикника. План был такой: мы с Кириллом вместе выбираем место для проведения пикника в лесу (меньше ветра), но с видом на Байкал и с удобным подходом к воде (это была просьба заказчика), параллельно Оля едет в национальный парк и оформляет разрешения. Погода была плохой, и искать подходящее место пришлось долго, а мне необходимо было быть с туристами на рыбалке, поэтому я доверилась Кириллу – выбирал место он сам. И, надо сказать, нашел идеальное: в двадцати минутах езды от отеля, в месте, где заканчивался глубокий лес (куда не проедут туристы на обычных машинах) и начинался песчаный пляж. С егерями вопрос решили быстро: оговорили место проведения, выслушали инструктаж по противопожарной безопасности - они хотели убедиться, что мы не будем жечь костров для приготовления пищи. После того, как Оля привезла оплаченные разрешения, егеря уехали, пообещав, что вернуться вечером для того, чтобы нас проконтролировать. Больше мы их не видели.

В это время ребята закончили рыбалку и, несмотря на то, что рыбачили в небольшом озерце, им даже удалось поймать с десяток окуньков и щук. Признаюсь, я была рада, что погода не дала им рыбачить в Байкале - многие ребята перед рыбалкой хорошо так выпивали, и мне было легче и спокойнее наблюдать за ними с берега в нагретом УАЗе с теплыми одеялами наготове.
Петляем, снова месим грязь, ребята смеются, что везем их в рабство картошку копать или рыбу чистить.
После небольшого отдыха выезжаем из отеля в наше тайное место. Петляем, снова месим грязь, ребята смеются, что везем их в рабство картошку копать или рыбу чистить. И вот оно: уютный шатер в лесу с приятной глазу иллюминацией, а рядом он – Байкал. Играет негромкая музыка и аппетитно пахнет: на подходе уха из байкальской рыбы.

Рассаживаем ребят, звучат тосты и работает опытный официант. Нам можно немного передохнуть. В очередной раз благодарю Кирилла за профессионализм: даже местные ребята-водители, когда мы искали, где провести ужин, спрятавшись от ветра и дождя, забыли об этом месте. К полуночи собираемся в отель, туристы даже успели искупаться – все довольны.
экскурсия,
гала-ужин,
финал
Утром не шел дождь – я удивилась даже. По плану была запланирована экскурсия в сторону мыса Хобой по северной части острова в экспресс-варианте – с 09 до 13 часов, а после обеда возвращение в Иркутск и гала-ужин в ресторане «Стрижи». Ко времени отправления в холле была только половина человек, другая спала по номерам. Не представлялось возможным их разбудить, хотя это неоднократно пыталась сделать организатор. И все встало – нервничали непьющие ребята, они были недовольны, что мы уже полчаса кого-то ждем, а те, что с горем пополам проснулись, вопрошали, зачем была создана такая плотная программа. Приняла решение группу делить – проснувшуюся половину отправлять на экскурсию, а тех, кто был в номерах, оставить досыпать до 12:00 – времени выселения из номеров. Когда они проснулись, мы даже успели съездить на несколько обзорных точек, и в 13:40 все были в отеле.

В 18:00 мы оказались в Иркутске. На 19:30 был запланирован ужин, здесь обошлось без каких-либо проблем: к нужному часу в ресторане гостей ждали ведущий и диджей, прекрасно накрытый стол (несколько раз согласовывали меню) и пианист. В приятной компании гости еще раз вспомнили о приключениях, о рыбалке и купании в холодном Байкале. И вот на следующий день туристы улетели в Москву, а оттуда все по домам.

Уже потом, сидя дома, и глядя в окно на ясный и солнечный день, я поражалась переменчивости погоды, а в группе туристов, куда меня добавили еще в начале тура, то и дело мелькали забавные фотографии с поездки и слова благодарности. Не нам, а заказчикам. Но это и здорово. Здорово, что моменты, которые заставили меня попереживать и побегать, остались не видны глазу туристов, здорово, что без единого солнечного денька им понравился Байкал. По словам Юлии, это один из идеально организованных выездов.
Здорово, что без единого солнечного денька всем понравился Байкал. По словам Юлии, это один из идеально организованных выездов.
ЧИТАЙТЕ ИСТОРИИ НАШИХ ТУРОВ
ОСТАВЬТЕ ВАШИ КОНТАКТЫ — ПРОКОНСУЛЬТИРУЕМ ПО ВСЕМ ВОПРОСАМ
КОНТАКТЫ
Телефон: +7 (3952) 625 104
E-mail: tim@baikaltop.ru

Приезжайте к нам в офис!
Иркутск, Бульвар Гагарина, 44, офис 405
Content Oriented Web
Make great presentations, longreads, and landing pages, as well as photo stories, blogs, lookbooks, and all other kinds of content oriented projects.